Der Kreislauf der Gefährdungsbeurteilung

Die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen ist ein fortlaufender Prozess, der schematisch folgendermaßen dargestellt werden kann: 

Steuerungsgremium bilden

Zunächst muss ein Steuerungsgremium gebildet werden, welches den Prozess koordiniert. Mitglieder dieses Gremiums sind die Unternehmensleitung, Führungskräfte, die Personalvertretung, die Fachkraft für Arbeitssicherheit und die Betriebsärztin oder der Betriebsarzt. Auch eine Vertreterin oder ein Vertreter der Personalabteilung sollte teilnehmen und ein(e) Betriebliche Gesundheitsmanagerin oder Gesundheitsmanager, wenn es diese Funktion im Unternehmen gibt. 

Zeitplan erstellen 

Entscheidend für den Erfolg ist eine sorgfältige Vorbereitung. Bevor mögliche Methoden eingesetzt werden, sollten Ziele formuliert werden, was mit dem Prozess erreicht werden soll (z. B. den Krankenstand verringern). Daneben sollte eine detaillierte Planung stattfinden, was konkret untersucht werden soll und wer aus dem Steuerungsgremium welche Aufgaben übernimmt.  Wenn externe Unterstützung für die Durchführung oder einzelne Aufgaben wie die Auswertung von Daten herangezogen wird, ist dies bereits bei der Planung zu berücksichtigen. Die Zeit, die für die Planung, Umsetzung und Evaluation der Maßnahmen gebraucht wird, ist vorab nur schwer zu schätzen. Denn einige Verbesserungsvorschläge (z. B. regelmäßige Feedbackgespräche mit dem Vorgesetzten) können sofort umgesetzt werden und erzielen damit einen schnellen Effekt, während andere Maßnahmen (z. B. ein „stilles Büro“ für Konzeptarbeit) möglicherweise erst baulich umgesetzt werden und sich etablieren müssen. Als grobe Schätzung können Sie von der Planung bis zur Umsetzung der ersten Maßnahmen ca. ein Jahr einkalkulieren. Ihren konkreten Zeitplan sollten Sie in dem Steuerungsgremium schriftlich fixieren.

Vertrauensbasis schaffen 

Obwohl die Gefährdungsbeurteilung psychische Belastung gesetzlich vorgeschrieben ist, sollte sie weder von der dafür verantwortlichen Geschäftsführung noch von den Beschäftigten als „lästige Pflicht“ angesehen werden, sondern als Chance, die Sicherheit und Gesundheit im Unternehmen zu verbessern. Dabei ist wichtig, dass von Anfang an eine Vertrauensbasis geschaffen und den Beschäftigten deutlich gemacht wird, dass vertraulich mit ihren Daten und Angaben umgegangen wird. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen von verbesserten Arbeitsbedingungen profitieren und ziehen damit einen persönlichen Nutzen aus der Teilnahme am Prozess.

Für Transparenz sorgen

Sobald wie möglich sollten die Führungskräfte des Betriebes über das Vorhaben und das geplante Vorgehen informiert werden. Hierfür kann eine Infoveranstaltung oder eine Schulung zum Thema für den Führungskreis zielführend sein.
Wichtig ist ebenso, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Beginn an darüber zu informieren, was konkret geplant ist und welches Ziel die Gefährdungsbeurteilung hat. Schon während des Projektablaufs sollte den Beschäftigten klar kommuniziert werden, was der aktuelle Stand ist und während des weiteren Verlaufes der Gefährdungsbeurteilung, welche Maßnahmen aus den Ergebnissen abgeleitet werden.

Bei der Planung sollte darauf geachtet werden, dass im Budget neben den Kosten für die Durchführung der Gefährdungsbeurteilung noch genügend Mittel übrig bleiben, um die Maßnahmen zur Optimierung der Arbeitsbedingungen auch tatsächlich umsetzen zu können. Denn diese Maßnahmen sind das Herzstück jeder Gefährdungsbeurteilung.