Die E-Rechnung – ein einheitlicher Standard

Ihr Unternehmen erbringt Dienstleistungen oder Lieferungen für die KUVB oder Bayer. LUK als öffentliche Verwaltung und es stehen Rechnungen dafür an? Die wichtigsten Informationen dazu haben wir an dieser Stelle für Sie zusammengefasst.

Mit der Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) wurde ein weiterer digitaler Standard für die öffentliche Verwaltung geschaffen. Die rechtliche Grundlage bilden die E-Rechnungs-Verordnung des Bundes sowie die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen.

Nur wenn Ihr Unternehmen Dienstleistungen oder Lieferungen im Rahmen von Beschaffungen und Vergaben für die KUVB oder Bayer. LUK – als öffentliche Verwaltung – erbringt, müssen Sie Ihre Rechnungen elektronisch über die E-Rechnungsplattform einreichen. Nicht von der elektronischen Rechnungserstellung betroffen, sind Rechnungen über Leistungen im Rahmen des gesetzlichen Auftrages (SGB VII), welche für die Versorgung unserer Versicherten oder für die Erbringung von Präventionsleistungen notwendig werden.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung im Sinne der E-Rechnungs-Verordnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dies ermöglicht eine automatisierte elektronische Verarbeitung der Rechnung. Für den elektronischen Rechnungsaustausch im öffentlichen Auftragswesen wurde das xml-basierte Format XRechnung als Standard in der jeweils gültigen Version definiert. Eingescannte Papierrechnungen oder PDF-Dokumente sind beispielsweise keine elektronischen Rechnungen.

Wie wird eine elektronische Rechnung übermittelt?

Rechnungssteller müssen das zentrale Rechnungseingangsportal für die gesetzliche Unfallversicherung nutzen, um elektronische Rechnungen zu übermitteln. Für die Nutzung des Rechnungseingangsportals ist eine einmalige kostenfreie Registrierung unter Angabe Ihrer Umsatzsteuer-ID und Steuernummer erforderlich.

Damit Ihre Rechnung sicher ankommt, stehen Ihnen also zwei Übermittlungswege zur Verfügung.

1. Per Rechnungseingangsportal der UV
2. Per Peppol (mittels Peppol-ID 0204 plus LEITWEG-ID der KUVB oder BAYER. LUK)

Im Rechnungseingangsportal geben Sie für die KUVB oder die Bayer. LUK als Rechnungsempfänger folgende Daten an

• die Leitweg-Identifikationsnummer (LEITWEG-ID):

KUVB                       09162999-KUVB000-35
Bayer. LUK               09162999-LUK000-40

• die geltenden Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
• die Bankverbindungsdaten des Rechnungsstellers bzw. Zahlungsempfängers
• eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• falls vorhanden: eine Bestell- /Auftrags- / Vertragsnummer oder andere Daten wie z. B. die Beschaffungs-ID
• die zuständige Stelle/Ansprechperson innerhalb der KUVB / BAYER. LUK
• ggf. rechnungsbegründende Unterlagen als Anhang (siehe unten)

Rechnungsbegründende Unterlagen

Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten.

Die maximal zulässige Größe einer Rechnung ist abhängig vom gewählten Übertragungskanal. Bitte beachten Sie hierbei die jeweiligen Nutzungsbedingungen. Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 10 beschränkt. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten und nicht passwortgeschützt sein.